Görev ve Sorumluluklar

1. Üniversitemize kurum içi ve kurum dışından iletilen tüm evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden iş akışının hızlı, etkin bir biçimde yürütülmesini sağlamak.

2. Genel Sekreterin talimatı ile Rektörlük ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek,

3. Genel Sekreterin talimatı ile Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu toplantıları için gündem taslaklarını hazırlamak.

4. Genel Sekreterin talimatı ile Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu toplantılarında alınan kararların yazılması, arşivlenmesi.

5. Üniversitemiz Senato ve Yönetim Kurulu Toplantılarında alınan kararların uygulanması hususunda birimlere Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden dağıtım işlemlerinin ivedilikle yürütmesini sağlamak. 

6. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden evrak iş akışlarında Üniversitemizin idari ve akademik birimlerinin verimli, düzenli, koordineli ve uyumlu çalışmasına katkıda bulunarak hizmet kalitesini arttırmak.

7. Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden doküman alışverişinin (resmi yazıların) hızlı, etkin ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak.

8. Üniversitemiz idari ve akademik birimlerine Yükseköğretim Kurulu Arşiv Yönetmeliği kapsamında resmî belgelerin arşivlenmesi, muhafazası vb. konularda destek sağlamak. 

9. E-tebligat yoluyla Üniversitemize iletilen evrakların işleme alınması ve birimlere dağıtımı süreçlerini yürütmek

10. Bilirkişilik talepli mahkeme yazılarının işleme alınması, birimlere dağıtımı ve takibi süreçlerini yürütmek

11. Üniversitemiz adına Cumhurbaşkanlığı İletişim Başkanlığı’na bağlı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) sisteminin takibini yapmak.

12. Üniversitemize iletilen Bilgi Edinme başvurularının işleme alınması, birimlere dağıtımı ve sonuçlandırılması süreçlerini yürütmek

13. Üniversite birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun kayıt altına alınması için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) süreçlerini organize etmek.